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Secrétaire

Masculin - féminin, pas de discrimination : l'intitulé des métiers présentés est au masculin, genre employé comme représentant les deux sexes sans discrimination à l'égard des hommes et des femmes et à seule fin de faciliter la lecture.

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Ce métier appartient au domaine :
Secrétariat, administration

La qualité de l'accueil est essentielle pour donner une bonne image de mon entreprise

Que fait-il ?

Le secrétaire est le premier interlocuteur d'une entreprise ou d'un service. Il accueille les visiteurs, répond au téléphone, prend les rendez-vous, rédige le courrier. Il peut également prendre en charge le suivi complet de dossiers administratifs. 

Comment le fait-il ?

Le secrétaire accueille et oriente les clients, visiteurs ou fournisseurs. Il réalise le tri, la distribution, l'enregistrement et l'affranchissement du courrier. Il met en forme les documents, les transmet à la personne concernée et les classe. Il prend également en charge l'organisation des déplacements des responsables voire des collaborateurs de sa structure. Il suit l'état des stocks et les réapprovisionne si besoin.

Quelles compétences ?

Le secrétaire doit :

  • savoir utiliser des outils bureautiques (traitement de texte, tableur excel...)
  • connaître les techniques de prise de notes et la sténographie
  • connaître les règles d'affranchissement du courrier

Selon la nature de sa structure, d'autres compétences spécifiques peuvent lui être demandées :

  • Eléments de base en droit du travail, droit commercial et comptabilité
  • Utilisation de logiciel de gestion comptable

Où exerce-t-il ?

Le secrétaire exerce son activité dans des entreprises, des établissements publics, des associations, des collectivités territoriales, des cabinets juridiques, des établissements scolaires ou des sociétés de service. Il peut travailler dans n'importe quel secteur d'activité.

Quelles conditions de travail ?

 Il travaille avec de nombreux interlocuteurs : clients, fournisseurs, service comptable, ressources humaines...Le secrétaire doit s'adapter, comme l'assistant de direction, au ryhtme de travail de son directeur. Le secrétaire ne quitte que très rarement son bureau.

Quelles perspectives d'évolution ?

Le secrétaire peut évoluer vers un poste d'assistant commercial. Il peut également se diriger vers l'assistanat médical ou médico-social, l'assistanat technique et administratif ou l'assistanat de direction.

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